忘年会・歓送迎会をカラオケで開くには？幹事の段取りを予約から会計まで
結論
忘年会や歓送迎会をカラオケで開く場合、幹事は参加人数や日時を決め、部屋やプランを予約して当日の会計を行う役割を担います。店舗によって広さや設備が異なるため、事前に情報を確かめてから手配を行います。早めに準備を始めることで、当日の進行をスムーズに進められます。
幹事が最初に決めること
幹事が初めに行うのは、参加人数と開催日時、予算の枠組みを決めることです。何人まで1部屋に入れるかや、大人数向けの部屋があるかどうかは店舗ごとに異なります。店舗ページの設備情報で確かめておき、大まかな参加者を把握しておきます。
予算は、料金表の金額をもとに考えます。料金は店舗ごとに違い、店舗ページの料金表は1名あたりの金額です。全国のおおよその金額はカラオケ料金の目安ページで見られます。長時間利用する場合は、特定の時間帯に定額で使い放題になるフリータイムを選ぶと、通常料金よりお得になる場合があります。
混む日に注意する（金土日・祝前日・祝日）
金曜、土曜、日曜や祝前日、祝日などは混雑しやすい日です。混雑時間帯は人数に合わせた部屋へ案内されるため、部屋が空いていないと待ち時間が長くなったり、案内できなかったりします。
忘年会や歓送迎会の時期にこれらの曜日を選ぶときは、とくに注意が必要です。日にちが決まったら、先に予約しておくと安心です。
予約はいつまでにする？
日にちと人数のめどが立った時点で予約するのが確実です。12月の金曜・土曜は特に混みやすく、希望の部屋が空いていないことがあります。11月のうちに日にちを決めて押さえておくと、部屋を選べる余地が残ります。
パーティーコースは前日までの予約が必要です。WEB予約は24時間いつでもでき、当日の予約も全店で受け付けていますが、空きが残りわずかのときは電話だけの受付になる場合があります。手順はカラオケの予約のしかたにまとめています。
一次会から二次会、三次会までカラオケで続けて過ごすこともできます。一次会は料理の多いコース、二次会は時間制に飲み放題をつける、という分け方もあります。
店舗と部屋を選ぶ
WEBサイトの店舗ページで設備情報を確かめ、希望に合う店舗と部屋を選びます。プロジェクターなどの特設ルームやDVD・Blu-rayプレイヤーの貸し出しは、通常料金だけで使えます。特設ルームがあるかどうかは、店舗ページで確認できます。
マイク4本の部屋がある店舗や、マイク8本の部屋がある店舗もあります。大勢で歌いたいときは、WEB予約のときに設備の希望で選べる機能を使って指定しておきます。部屋はすべて個室で、全室禁煙となっています。喫煙する場合は、店内の喫煙スペースを利用します。
コースか、時間制＋飲み放題か
利用プランは、パーティーコースを選ぶか、時間制の室料に飲み放題をつけるかを検討します。パーティーコースは、料理とソフトドリンク飲み放題、カラオケ室料3時間がセットになったプランで、2名から予約できます。
コースにはピザや唐揚げなど8品が出る宴JOYコース、たこ焼き3種などのたこパコース、17時以降限定の定番二次会コースの3種類があります。金額はパーティーコースのページで確認できます。昼の時間帯は定番二次会コースを除き、コース価格のままフリータイムに変更できます。さらに割引があり、最終受付は17時となっています。
一方で、時間制の通常料金やフリータイムに、追加料金でアルコール飲み放題をつけることもできます。生ビールやカクテルなど50種類以上のメニューから選べます。飲み放題プランは原則としてグループ全員での注文が必要です。20歳未満の人、運転する人、妊娠中の人はアルコール飲み放題の対象外です。運転する人と妊娠中の人は、ソフトドリンク飲み放題など別のプランにできます。
パーティーコースと飲み放題の決まりは、カラオケで宴会・二次会をするには？で詳しく紹介しています。
予約するときに伝えること
予約の手続きでは、利用する店舗に希望の条件を正確に伝えます。予約はWEB予約と電話で申し込むことができます。
- 参加人数と利用日時を伝える
- 利用したいプランやコースを指定する
- マイクの本数や特設ルームなど、設備の希望があれば伝える
パーティーコースを利用する場合は、前日までの予約が必要です。何人まで1部屋に入れるかは店舗ごとに違うため、予約のときに人数を伝えておきます。
当日までの準備（選曲・練習・アプリ）
幹事の準備は予約だけではありません。参加者の世代がばらばらな職場の忘年会なら、誰でも知っている曲を何曲か決めておくと、最初の1曲で場が温まります。
歌に自信をつけておきたいなら、採点機能で練習しておくのも一つの方法です。JOYSOUND X1の分析採点AI＋は、歌い方の傾向を分析してくれます。採点で数えられるテクニックはこぶし・しゃくり・ビブラートとは？で紹介しています。
人数が多いとリモコンの取り合いになりがちです。参加者にJOYSOUNDのキョクナビアプリ（無料）を入れておいてもらうと、それぞれのスマホから曲を探して予約できます。会員料金で使える公式アプリも、代表者が1人入れておけば全員が会員料金になります。
当日の受付と会計
当日は店舗のフロントで受付を済ませ、退室時に会計を行います。時間が足りなくなった場合は、部屋に空きがあれば30分単位で延長できます。会計の手順は以下の通りです。
- 退室時にフロントへ向かう
- 現金、クレジットカード、電子マネー、QRコード決済のいずれかで支払う
- セルフレジが設置されている一部店舗では、機械で精算を済ませる
対応している決済方法は店舗によって異なるため、事前に確認しておきます。クーポンは代表者が持っていれば、一緒に来た全員に使えます。会員価格も、グループのうち代表1名が会員なら全員に適用されます。
人数が変わったら
参加人数が変わったときは、利用する店舗へ直接連絡して伝えます。予約のキャンセルや日時の変更が生じた場合も、同様に店舗への連絡が必要です。部屋の広さは人数に合わせて案内されるため、人数の変更を含むキャンセルや変更が分かった段階で早めに知らせておきます。
カラオケが得意でない人を誘うときは、二次会のカラオケで歌わない人の過ごし方も参考にしてください。
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よくある質問
- 忘年会や歓送迎会に子どもを連れて行けますか？
- 忘年会や歓送迎会だけでなく、誕生日会、打ち上げ、二次会などでも子ども連れで利用できます。パーティーコースの場合、小学生は半額、未就学児は無料になります。未就学児には料理は出ませんが、室料とソフトドリンクは無料です。未成年は自治体の条例により、夜間は保護者が一緒でも利用できないため、年齢と時間帯を店舗に確認してください。
- パーティーコースはどの店舗でも予約できますか？
- パーティーコースは、JOYSOUND行徳駅前店、秋津店、松山市駅店では利用できません。それ以外のカラオケショップ JOYSOUNDの店舗と、ゆう遊空間あざみ野店、三河安城店で予約できます。ドリンクバーがある店舗では、ソフトドリンクはドリンクバーを使います。
- カラオケを歌わずに食事会として使えますか？
- 食事会など、カラオケを使わない利用もできます。その場合も室料は通常料金となります。忘年会や歓送迎会、打ち上げの際にも、カラオケを歌わずに食事をメインとした使い方が可能です。
- カラオケを盛り上げるアイテムや機能はありますか？
- タンバリンなどの備品を貸し出している店舗があり、フロントで頼むことができます。コスプレや衣装の持ち込みもできますが、過度な露出や他の客の迷惑になるものは控えてください。JOYSOUNDのキョクナビアプリ（無料）を使えば、スマートフォンから曲の検索や予約ができます。